س FAالات متداول 9 در مورد نتايج خريد [+ Templates]

2. آيا دستور خريد يك توافق نامه قانوني است؟

سفارش خريد يك قرارداد قانوني است. اين بدان معناست كه اگر خريدار تمايلي به پرداخت نداشته باشد ، فروشنده تحت حمايت قرار مي گيرد. در واقع ، به دليل اين توافقنامه از نظر قانوني لازم الاجرا ، وام دهندگان هنگام ارائه كمك مالي مي توانند از سفارشات خريد استفاده كنند. اين صندوق به عنوان صندوق خريد سفارش شناخته مي شود.

3. آيا سفارشات خريد و فاكتورها يكسان است؟

اگرچه فاكتورها و سفارشات هر دو داراي جزئيات يكساني هستند ، اما تفاوت هاي جزئي بين اين دو نوع سند وجود دارد. اغلب ، سفارشات خريد جزئيات فني بيشتري دارند ، مانند اطلاعات سفارش ، كه اغلب از فاكتور حذف مي شوند.

همچنين ، فروشنده توسط فروشنده ايجاد مي شود و نه خريدار. فروشنده يك فاكتور براي جمع آوري قبل از سررسيد پرداخت (در صورت ارسال قبل از پرداخت محصول) ارسال مي كند يا مي تواند فاكتور ارسال كند تا تأييد كند كه پرداخت دريافت شده است و موجودي فعلي صفر است.

4. مزاياي PO چيست؟

سفارش خريد مي تواند به هر دو طرف (به عبارت ديگر خريدار و تأمين كننده) كمك كند. در حالي كه يك كسب و كار كوچك ممكن است هنوز بتواند بدون استفاده از آن به خوبي كنار بيايد ، اما با رشد كسب و كار همه چيز پيچيده تر مي شود.

براي شركت هاي بزرگ ، استفاده از سفارشات خريد مي تواند به بهبود ارتباط و روند خريد كمك كند و از خطاها جلوگيري كند. به عنوان مثال ، اگر خريداري سفارشي را بدون شماره سفارش دريافت كند ، تعيين اينكه كدام بخش سفارش داده است و آيا محصول قبلاً براي آن پرداخت شده است ، دشوار است.

حتي وقتي سفارشات خريد ارائه مي شود ، باز هم ضرر هنگفتي را به همراه دارند. شايد بدانيد كه از قبل وجود دارد – مستندات بيشتر. اگر خريد كمي باشد ، اين كاغذ اضافي مي تواند مانند يك بار سنگين به نظر برسد.

5. چه نوع هايي دريافت مي كنيد؟

بسته به نياز شما ، ممكن است براي شما منطقي تر باشد كه از چيزي غير از سفارش خريد معمول استفاده كنيد. اگرچه چهار سفارش خريد بعدي دقيقاً يكسان هستند ، اما با موارد جديد يكسان نيستند.

سفارش خريد منظم

رايج ترين نوع سفارش خريد ، سفارش خريد معمولي است. مي توان از آن براي مثال در خدمات ، محصول ، محموله و پيمانكاري فرعي استفاده كرد. با استفاده از اين نوع PO شما جزئيات مانند نوع محصول ، مقدار و زمان تحويل آن را ليست مي كنيد.

سفارش خريد آماده شده است

بر خلاف سفارش خريد معمولي ، هنگامي كه از سفارش خريد پيش خريد استفاده مي كنيد ، فقط شماره تخمين زده مي شود و تاريخ تحويل موقت است. اين نوع PO زماني مورد استفاده قرار مي گيرد كه اميدوار باشيد در آينده نزديك به محصولات خاص تري نياز داشته باشيد و مي خواهيد در اين بين سفارش دهيد.

سفارش خريد پتو

در حالي كه سفارشات خريد معمولي و از قبل تنظيم شده معمولاً در يك سفارش واحد هستند ، از سفارش خريد كلي براي ثبت سفارشات متعدد در يك زمان به اميد به دست آوردن قيمت بهتر استفاده مي شود. بنابراين ، اگر مي دانيد كه مي توانيد معامله بهتري بگيريد ، اگر بتوانيد پول جمع آوري كنيد ، ارسال همزمان چندين سفارش منطقي تر خواهد بود.

سفارش خريد قرارداد

براي حداكثر حمايت قانوني ، بهتر است مسير استفاده از دستور خريد قرارداد را طي كنيد. هنگام استفاده از اين نوع PO ، هر دو طرف (خريدار و فروشنده) نيز يك قرارداد امضا مي كنند.

6. چه اطلاعاتي بايد شامل شود؟

خريدار مسئول خريد است. در عنوان ، آنها بايد نام و آدرس شركت خود ، تاريخ خريد و شماره سفارش را ذكر كنند.

در زير اين اطلاعات ، نمايه فروشنده بايد ظاهر شود. اين شامل نام شركت و فرد تماس و همچنين آدرس شركت فروشنده است. در كنار اين نوار اطلاعات ، جزئيات انتقال مي تواند ظاهر شود. اين شامل مواردي است كه بايد سفارش ارسال شود ، نحوه ارسال و تاريخ حمل.

براي مشاهده نحوه تركيب همه چيز ، در زير مدل سبد خريد است كه HubSpot به عنوان آهنرباي سرب رايگان در وب سايت خود ارائه مي دهد.

پس از تأييد فروشنده ، PO به يك سند قانوني براي فروشنده و خريدار تبديل مي شود. به عبارت ديگر ، فروشنده مسئول اطمينان از تحويل محصول در مقدار مناسب و به موقع خواهد بود. اگر فروشنده قبلاً كالا را آماده كرده باشد ، مي تواند در اين فاصله فاكتور را براي مشتري خود (خريدار) ايجاد و ارسال كند. بسته به مدت پرداخت ذكر شده در فاكتور ، خريدار بايد اطمينان حاصل كند كه فاكتور به موقع پردازش مي شود.

8. آيا بايد از دستور خريد استفاده كنم؟

پاسخ كوتاه: بستگي دارد. بسته به اندازه كسب و كار شما و ميزان اهميت كسب و كار شما در حال حاضر خريد آن ، ممكن است منطقي تر باشد. بنابراين ، قبل از تصميم گيري در مورد اينكه آيا PO براي نوع كسب و كار شما مناسب است يا خير ، جنبه هاي زير را در نظر بگيريد.

آيا به بودجه خود پايبند هستيد؟

اگر اغلب متوجه مي شويد كه بيش از بودجه شما است ، يك سفارش خريد مي تواند به شما كمك كند ميزان پول اختصاص يافته به هزينه كاركنان را بهتر كنترل كنيد. با استفاده از PO ها نگهداري بشقاب براي كاركنان راحت تر است و همچنين به شما نحوه استفاده كاركنان از غذاي خود را نشان مي دهد.

آيا اغلب اوقات زياد خريد مي كنيد؟

در حالي كه سفارش مي تواند به شما كمك كند با خريد و صرف هزينه ، هزينه ها را پس انداز كنيد ، اما پول واقعي كه آنها ارائه مي دهند با تخفيف همراه است. اگر اغلب محصولات را خريداري مي كنيد ، سفارش خريد پارچه مي تواند به شما در معاملات بهتر با تامين كنندگان كمك كند.

همچنين ، با استفاده از سفارشات خريد ، شخص مسئول تأييد آنها قبل از ارسال آنها به فروشنده مي تواند در صورت وجود سفارش ، شروع به شناسايي كند. به اين ترتيب ، در صورت نياز ، شركت شما مي تواند به چندين رزرو تغيير دهد.

آيا كنترل سفارشات خود را در دست داريد؟

اگر اغلب احساس مي كنيد تصور داريد كه چه كسي و از چه كسي آن را سفارش داده است ، ممكن است زمان آن فرا رسيده باشد كه يك سيستم سفارش خريد ايجاد كنيد. در حالي كه همه اينها ممكن است مستندات بيشتري داشته باشد ، اين است كه با تامين كنندگان معمولي خود تماس بگيريد تا به آنها اطلاع دهيد كه از اين پس سفارشات خريد خود را ثبت خواهيد كرد.

9. وسايل الكترونيكي مبتني بر PO يا كاغذ: چه چيزي بهتر است؟

بهترين راه براي ثبت سفارش خريد ، استفاده از سيستم خريد الكترونيكي است. به اين ترتيب خريد شما در وسط سفارش خواهد بود. با استفاده از يك پلت فرم آنلاين براي همه سفارشات ، همه شركت كنندگان مي توانند سفارش خريد را در هر زمان كه نياز داشته باشند پيدا كنند.

يك نرم افزار خريد و خريد نيز هر بار كه يك كارمند PO ايجاد مي كند ، يك اعلان ارسال مي كند. به اين ترتيب از جزئيات غير ضروري اجتناب مي شود.